Viele Webseiten - Rechnungserstellung automatisieren?

  • Hey zusammen,

    mittlerweile habe ich doch einige Webseiten auf denen ich verschiedene digit. Güter verkaufe. Es ist langsam etwas nervig die Rechnungserstellung manuell in Lexware vorzunehmen und ich bin auf der Suche nach einer möglichst preiswerten Lösung um automatisiert Rechnungen erstellen zu lassen. Hierzu habe ich folgende Fragen:


    1.) Mein Steuerberater hat mir immer gesagt ich muss auf fortlaufende Rechnungsnummern achten. Wie ist das nun bei mehreren Webseiten, auf denen ich digit. Güter verkaufe? Kann / muss ich für jede Seite eine eigene Rechnungsnummer haben (z.b. WEB1-RE001, WEB2-RE001 usw.) oder wie muss das sein?


    2.) Ich habe bislang über Lexware meine Rechnungen erstellt, eben manuell und sehr mühsam. Die Rechnungsnummern sind fortlaufend wie z.b. 100, 101 usw.. Das finde ich mittlerweile sehr unschön, da die Kunden so natürlich nachvollziehen können wieviele Aufträge ich habe. Wie kann ich das nun nachträglich ändern?!


    3.) Welche Tools gibt es denn, um Rechnungen direkt online zu erstellen?

  • 1. Ja, fortlaufende Rechnungsnummer. Aber Du kannst Buchungskreise haben. Also blank durchzählen oder wie Du gesagt hast mit einem Präfix wie WEB-001, WEB_2-001 usw.


    2. Wenn Du digitale Güter verkaufst, dann müssten die Onlineshops, die Du verwendest, so etwas anbieten. Bei Woocommerce geht das. Dann musst du aber auch mit einem Präfix arbeiten, da Shop A ja nicht weiß, ob mittlerweile die Rechnungsnummer erhöht wurde.


    Das Verschleiern der Aufträge geht auch über ein Präfix. Du kannst für einen Shop eine fiktive Zahl nehmen (die dann aber konstant sein sollte), die Bestellnummer, Kundennummer usw. Es muss nur für eine spätere Prüfung nachvollziehbar sein und die Rechnungsnummer im engeren Sinne sollte fortlaufend bleiben. Die meisten Kunden lassen sich davon täuschen.


    3. Die meisten Shops machen das. Allerdings in unterschiedlicher Qualität. Wenn Du überwiegend B2C hast, tut das nicht so weh, weil die eh keine Rechnung für den Vorsteuerabzug brauchen. Sinnvoll ist es auch, wenn der Shop einen Export der Umsätze hast. Dann kannst du deine Umsätze debitorisch in Lexware buchen und sparst Dir Erfassungsaufwand bzw. siehst, welche Zahlungen noch offen sind.

  • Jetzt habe ich noch eine Frage aus aktuellem Anlass. Ich habe durch einen Festplattencrash meine letzten Rechnungen verloren und kenne auch die Rechnungsnummern nicht mehr.


    - Kann mir jemand ein günstiges oder kostenloses Programm empfehlen, mit dem ich offline Rechnungen erstellen kann?

    - Angenommen ich habe für Kunden bislang einfach solche Rechnungsnummern gehabt (Re 100, Re 101) ... kann ich dann jetzt spontan einfach eine Änderung vornehmen, so dass diese nun so aussehen: (WEB-RE-100, WEB-RE-101 etc.) ? Kann ich dabei von der Rechnungsnummer 1 anfangen?

  • Ich glaube es gibt gesetzlich keinerlei Vorgaben, wie Du Deine Rechnungsnummern aufbaust.


    Für eine gute Idee hielt ich es immer, die Kundennummer und das aktuelle Jahr mit einzubauen, somit kommt man nicht in unendliche Hohe Zahlenfolgen und man kann das schnell selbst zusammen bauen. Dafür habe ich auch nie etwas anderes als ein Textverarbeitungsprogramm benutzt. Allerdings verkaufe ich auch keine Produkte in hohen Stückzahlen bzw. mit hohem Aufkommen, also wie z.B. Ein Bäcker Brötchen, wenn Du weißt was ich meine ;-)


    Es grüßt Torsten

  • Ich nutze für meine Rechnungen seit ca. 2-3 Jahren GrandTotal.


    Selber habe ich um die 25 Kunden, deren Webseiten ich erstelle/betreue/warte. In GrandTotal kann man Textbausteine vordefinieren, für wiederkehrende Aufgaben (bei mir zB. „Wartung mit Updates und Sicherung“ plus ein bisschen Text dazu. Pro Kunde kannst du einen eigenen Stundensatz veranschlagen.


    Einmal die Rechnungsvolage schön machen, dann ist das Erstellen der Rechnung, inkl. Mailversand in 1 Minute gemacht.


    Passend dazu nutze ich für Zeitenerfassung Timings von der selben Firma. Auch da kannst du deine Kunden verwaltenm mit einem Knopfdruck die Zeit stoppen und später in GrandTotal importieren.


    Falls du genaueres wissen willst, kann ich dir auch gerne mehr dazu erklären.